Introducción
Los proyectos de Business Intelligence (BI) pueden ser complejos y desafiantes. Para asegurar su éxito, es fundamental mantenerse organizado desde la fase de planificación hasta la implementación. Una herramienta esencial para lograrlo es la creación de documentos clave que guíen el proceso y alineen a todas las partes interesadas.
En este artículo, exploraremos tres documentos esenciales en un proyecto de BI:
- Documento de Requisitos de las Partes Interesadas
- Documento de Requisitos del Proyecto
- Documento de Estrategia
Cada uno de estos documentos representa una fase dentro del proceso de planificación de BI y su correcta elaboración impacta directamente en el éxito del proyecto.
1. Documento de Requisitos de las Partes Interesadas
Este documento permite capturar las necesidades y expectativas de las partes interesadas antes de definir detalles técnicos o estrategias del proyecto. Debe responder preguntas clave como:
- Problema de negocio: ¿Cuál es la pregunta principal que debe responderse o el problema que debe resolverse?
- Partes interesadas: ¿Quiénes son los actores clave del proyecto y cuáles son sus funciones?
- Uso de la herramienta BI: ¿Cómo utilizarán las partes interesadas la solución de BI?
- Requisitos principales: ¿Qué características debe cumplir la herramienta para que el proyecto sea exitoso?
Este documento suele ser breve (una página con notas), pero en proyectos complejos puede ampliarse con mayor detalle.
2. Documento de Requisitos del Proyecto
Una vez definidos los requisitos de las partes interesadas, se debe establecer el marco general del proyecto mediante este documento. Incluye:
- Propósito: Justificación del proyecto y valor que aporta a la empresa.
- Dependencias clave: Identificación de los recursos, equipos involucrados y entregables requeridos.
- Requisitos de las partes interesadas: Lista de requerimientos priorizados (R - requeridos, D - deseados, N - opcionales).
- Criterios de éxito: Definición clara de los indicadores de éxito del proyecto, usando criterios SMART.
- Recorridos del usuario: Documentación de la experiencia actual del usuario y la experiencia futura deseada.
- Cumplimiento y privacidad: Consideraciones legales y normativas.
- Accesibilidad: Cómo se garantizará el acceso adecuado a la información.
- Plan de implantación: Calendario, fases de despliegue y métricas de evaluación.
Este documento puede variar en extensión según la complejidad del proyecto.
3. Documento de Estrategia
Este documento representa la fase final de la planificación del proyecto BI. Sirve para alinear las expectativas con las partes interesadas y definir los detalles clave del dashboard y los reportes que se generarán.
Incluye aspectos como:
- Métricas y KPI esenciales.
- Métodos de cálculo de datos.
- Limitaciones y supuestos de los datos.
- Mockups o prototipos del dashboard para validación con las partes interesadas.
El responsable del BI elabora este documento y lo somete a revisión para su aprobación antes de proceder con el desarrollo.
Puntos Clave
- Documentar adecuadamente cada fase del proyecto de BI mejora la organización y alineación con los objetivos.
- Existen tres documentos esenciales: Requisitos de Partes Interesadas, Requisitos del Proyecto y Estrategia.
- Cada documento está interconectado y contribuye a la implementación exitosa de una solución de BI.
- La revisión y aprobación de los documentos por parte de las partes interesadas es crucial antes de avanzar en el desarrollo.
Conclusión
Mantenerse organizado y alineado con las partes interesadas es un aspecto fundamental en cualquier proyecto de Business Intelligence. La creación de documentos clave permite estructurar el proyecto desde su inicio, minimizando riesgos y optimizando los resultados. Implementar estos documentos en la planificación de BI no solo facilita la gestión del proyecto, sino que también asegura que las soluciones implementadas respondan de manera efectiva a las necesidades del negocio.