Introducción
La inteligencia empresarial (BI) no solo se trata de crear herramientas poderosas, sino de hacerlas accesibles y comprensibles para quienes las utilizan. La comunicación efectiva con las partes interesadas es clave para garantizar que los datos sean utilizados de manera eficiente y para la toma de decisiones acertadas. En este artículo, exploraremos estrategias y mejores prácticas para mejorar la comunicación en proyectos de BI.
Estrategias clave para la comunicación en BI
Para garantizar que la información sea comprensible y accionable, es fundamental seguir tres estrategias:
- Formular las preguntas adecuadas: Antes de desarrollar herramientas de BI, es crucial comprender las necesidades de los usuarios y qué información requieren.
- Definir los resultados del proyecto: Es importante establecer objetivos claros y medibles para facilitar la comunicación del impacto del proyecto.
- Compartir eficazmente la inteligencia empresarial: La presentación de datos debe ser clara y accesible para todos los involucrados, evitando tecnicismos innecesarios.
Consideraciones para mejorar la comunicación con las partes interesadas
Al interactuar con las partes interesadas, es recomendable hacerse las siguientes preguntas:
- ¿Quién es el público? Identificar a los usuarios finales de la información para adaptar el mensaje según su nivel de conocimiento.
- ¿Qué saben ya? Evitar redundancias y proporcionar solo la información necesaria.
- ¿Qué necesitan saber? Personalizar la comunicación según el rol y necesidades de cada grupo de interesados.
- ¿Cuál es el mejor método para comunicarlo? Elegir el medio adecuado, ya sea una reunión, un informe o una presentación interactiva.
Mejores prácticas de comunicación en proyectos de BI
- Establecer plazos realistas: Identificar dependencias y posibles obstáculos para gestionar las expectativas de las partes interesadas.
- Conocer a fondo el proyecto: Mantener un registro de las discusiones y ser capaz de explicar el valor del proyecto de manera clara.
- Actualizar con frecuencia: Compartir hitos, cambios y contratiempos mediante reportes estructurados y accesibles.
Evitar sesgos en la comunicación y el análisis de datos
Uno de los principales retos en BI es garantizar que los datos no estén sesgados. Para ello, es importante:
- Contextualizar los datos respondiendo preguntas clave como quién los recopiló, cómo fueron obtenidos y por qué son relevantes.
- Evitar interpretaciones erróneas asegurándose de que las visualizaciones sean accesibles y comprensibles para todos.
- Usar colores y formatos adecuados para no excluir a personas con daltonismo u otras dificultades visuales.
Conclusión
Una comunicación efectiva con las partes interesadas es crucial para el éxito de cualquier proyecto de BI. Al comprender a la audiencia, estructurar correctamente la información y evitar sesgos, los profesionales de BI pueden garantizar que sus herramientas sean utilizadas de manera efectiva para la toma de decisiones informadas.